Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Im BWL-Forschungsprojekt nahmen wir uns vor, die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung in einem modernen Arbeitsumfeld zu untersuchen. Dabei verglichen wir unsere beiden Ausbildungsbetriebe: Die Luftwaffe der Schweiz (öffentlich rechtliche Institution, direkt dem VBS unterstellt) und die privatwirtschaftliche Tschopp Holzbau AG. 

«Wie trägt Digitalisierung zu einem vereinfachten Arbeitsalltag bei?»

Bei unserem ersten Untersuchungsobjekt analysieren wir den Digitalisierungsprozess im Zusammenhang mit digitalen Logbüchern, welche bei der Schweizer Luftwaffe eingesetzt werden.

Für die Datenerfassung aller relevanten Flugdaten verwendet man in der Fliegerei sogenannte Logbücher. In der Luftwaffe enthalten sie unter anderem Daten über die Konfiguration des Helikopters, die Flugzeit, die anstehenden Kontrollen und Fälligkeiten für Geräte, Störungen und Fehlermeldungen, sowie viele weitere Daten betreffend den operationellen Betrieb. Jeder Helikopter besitzt sein eigenes Logbuch und die Daten werden von dafür zuständigen Arbeitskräften eingelesen und in den weiteren Systemen verwaltet.

Wird ein Helikopter nach einer Kontrolle oder der Flugbereitschaft an die Piloten übergeben, werden das Logbuch und damit verbunden die Konfiguration und Einschränkungen besprochen und von den Piloten unterzeichnet. Während der Mission werden von den Piloten weitere Daten in das Logbuch eingetragen, wie beispielsweise Störungen, die während des Fluges aufgetreten sind.

Kommt der Helikopter dann nach einem Flug wieder in den Hangar, finden Retablierungsarbeiten statt. Dabei gibt es drei verschiedene Unterteilungen. Einerseits kontrolliert eine Person die Kabine und das Cockpit, eine andere den Heckträger und eine weitere Person die Triebwerke und das Hauptgetriebe. Um zu gewährleisten, dass der Helikopter kontrolliert wurde, unterschreibt jede Person die durchgeführte Arbeit am Helikopter im Logbuch.

In Alpnach haben wir zwei verschiedene Hallen, einerseits die Flugbetriebshalle, von welcher der tägliche operationelle Betrieb läuft und andererseits die Unterhaltshalle, in der Reparaturen und Kontrollen durchgeführt werden. Für den Fall, dass bei einem Helikopter eine grössere Kontrolle ansteht und dieser noch zur Retablierung in der Flugbetriebshalle steht, musste man bis anhin mit der Dokumentenvorbereitung für die Kontrolle warten, bis alle Arbeiten am Heli unterschrieben sind und in das Verwaltungssystem eingelesen wurden. Dies war sehr zeitaufwendig und es verzögerte den Start der Kontrolle, da man ohne den Arbeitsbericht keine Arbeiten verrichten durfte. Doch noch viel schwerwiegender war es, wenn ein Helikopter im Gelände eine Störung hatte. Denn dann musste man mühsam per Telefon mit schlechter Qualität alle Daten übermitteln, so dass wir die nötigen Massnahmen für die Problembehandlung vollziehen konnten.

Für die Datenverwaltung haben wir mehrere Systeme: die FIS-Planung, die die Daten über die Konfigurationen und anstehenden Fälligkeiten enthält, das Flight-Fleet, welches die Flugpläne und geplanten Flüge verwaltet und schlussendlich noch das SAP-Portal, bei dem die Seriennummern der verbauten Geräte und die Kontrollen dokumentiert sind. Die Systeme sind nicht miteinander verknüpft und man musste somit gewisse Daten mühsam mehrmals in die einzelnen Systeme eingeben.

Da wir auf einer nationalen Ebene operieren, besitzen wir verschiedene Standorte, an denen an unseren Helikoptern gearbeitet wird. Da nicht alle Mitarbeiter bei uns auf einzelne Daten der Systeme zugreifen konnten, erschwerte dies die Zusammenarbeit, da das Logbuch stets im Helikopter war. Während wir dann vielleicht eine Reparatur planen mussten, konnten wir die dafür nötigen Daten nicht auslesen, da sich das Logbuch beispielsweise gerade in Locarno befand.

Welche Stärken und Schwächen haben die digitalen Logbücher im Vergleich zu den früheren Logbüchern? Welche Chancen bieten sich und welche Risiken sind damit verbunden?

Im Zeitalter der Digitalisierung ist es mehr denn je wichtig, die Chancen, die geschaffen werden, zu ergreifen. Durch das Digitalisieren der Logbücher kann der gesamte Arbeitsprozess einfacher und effizienter gestaltet werden. Das Logbuchsystem ermöglicht flexiblere Arbeitsmöglichkeiten, spart Zeit ein und verbindet die einzelnen Systeme besser miteinander. Die Digitalisierung bringt allerdings auch Herausforderungen mit sich. Darunter stechen vor allem die Fehleranfälligkeit bei Systemproblemen, der Schulungsbedarf für die Mitarbeiter und mögliche Akzeptanzprobleme, insbesondere bei älteren Mitarbeitern, hervor. Trotzdem bietet das System enorme Chancen für eine Ressourcenoptimierung, hinsichtlich der Fachkräfte und der Arbeitszeit. Schlussendlich ist es wichtig, dass alle Faktoren bei der weiteren Entwicklung des Logbuchsystems berücksichtigt werden und die Ängste und Unsicherheiten der Mitarbeiter ernst genommen werden.

Als ich meine Ausbildung begann, wurden alle Informationen in Papierform weitergegeben. Auf dem Weg zur Baustelle führte man einen Koffer mit Plänen, Grundrissen, Schnitten und dem Detailheft mit sich. Durch wiederholtes Auf- und Zusammenfalten wurden die Pläne zunehmend unleserlich und rissen schliesslich oftmals ein. Dies machte es erforderlich, die Pläne regelmässig neu zu drucken, was zu einem erheblichen Papierverbrauch führte. Zudem hatte immer nur eine Person Zugriff auf die Pläne. Wenn Material vom Lager zur Baustelle transportiert werden musste, musste dies schriftlich festgehalten werden. Da selten nur ein Polier an einem Projekt arbeitete, waren oft mehrere Materiallisten im Umlauf. Dies führte wiederum häufig zu Fehlern bei der Materialberechnung.

Welche Stärken und Schwächen haben die digitalen Baupläne im Vergleich zu den früheren Plänen auf Papier? Welche Chancen bieten sich und welche Risiken sind damit verbunden?

Heute hat jeder Polier ein Tablet. Die Tablets sind alle miteinander vernetzt. Das heisst, wenn mehrere Poliere auf einer Baustelle arbeiten, können sie gleichzeitig an der gleichen Materialliste arbeiten. Auch der Projektleiter kann direkt von seinem Büro auf die Daten zugreifen. Dadurch wird die Arbeitsproduktivität erheblich gesteigert und der Bauprozess wird somit vereinfacht. Des Weiteren kann bei Detailfragen ein Foto gemacht werden, worauf der Projektleiter die notwendigen Informationen zeichnen und schreiben kann. Durch die Tablets wird zudem viel Papier gespart und man kann somit Ressourcen sparen. Es spielt jedoch auch eine bedeutende Rolle, dass man Mitarbeitende, welche wenig Erfahrung im Bereich digitale Techniken haben, unterstützt und korrekt schult. Die Digitalisierung bringt somit einige Vorteile mit sich und kann Arbeitsprozesse effizienter und einfacher gestalten. Man darf allerdings auch nicht die Schwächen, welche die Digitalisierung mit sich bringt, vergessen, denn insbesondere bei Ausfällen des Systems, kann es zu erheblichen Fehlern kommen.

In diesem Kapitel werden die beiden untersuchten Digitalisierungsprozesse der Schweizer Luftwaffe und der Tschopp Holzbau AG miteinander verglichen. Beide Fallstudien zeigen, wie Digitalisierung die Effizienz steigern kann, aber auch, welche Herausforderungen damit verbunden sind.

Die Digitalisierung bietet in beiden Fällen grosse Chancen zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung. Jedoch müssen die Risiken und Herausforderungen, wie technologische Abhängigkeiten und die Notwendigkeit von Schulungen, sorgfältig bewältigt werden. Beide Unternehmen haben durch ihre Digitalisierungsinitiativen erhebliche Verbesserungen erzielt, die als Vorbild für weitere Digitalisierungsprojekte dienen können.

03.06.24 Giulia Voegtli und Valentin Jung